Wojewódzki Urząd Pracy
w Katowicach

W Stanach Zjednoczonych wystawianie referencji pracownikom to dobry zwyczaj i codzienność. Pracodawcy  chętnie korzystają z takiej formy informacji o potencjalnym pracowniku  wychodząc z założenia, iż poprzedni pracodawca zna najlepiej danego kandydata i pozyskana opinia na temat  jego dotychczasowej pracy zawodowej uzupełnia metody oceny kandydatów i znacznie wspomaga rekrutacje. W krajach Europy Zachodniej, a więc tych, gdzie wolny rynek i rynkowe realia rekrutacji pracowników funkcjonują dłużej, referencje  również mają istotne znaczenie. Można zatem oczekiwać, iż w niedalekiej przyszłości  na polskim rynku pracy rola referencji będzie rosnąć. Coraz więcej szefów polskich firm i instytucji ma świadomość, że dobrze przeprowadzony proces rekrutacji często stanowi o sukcesie firmy. Referencje co prawda nie dają gwarancji znalezienia najlepszego pracownika, ale niewątpliwie zwiększają szanse na  trafny wybór odpowiedniego kandydat. Mimo to część osób poszukujących pracy ma szereg wątpliwości dotyczących pozyskania i przekazywania opinii od  swoich poprzednich pracodawców.

Jedno z kluczowych pytań dotyczy przekonania, czy referencje są potrzebne w poszukiwaniu pracy?

Referencje są przydatne i mają istotne znaczenie w trakcie procesu rekrutacji i selekcji kandydatów do pracy. Informacje z CV i z rozmowy kwalifikacyjnej potwierdzone referencjami mają znacząco większą wartość. Podstawowym zadaniem referencji jest bowiem dostarczenie informacji na temat umiejętności, wiedzy i cech osobowych pracownika kolejnemu pracodawcy. Im dłuższe doświadczenie zawodowe posiadamy i im większa jest liczba osób, które są w stanie wiarygodnie wypowiedzieć się na temat naszej pracy, tym znaczenie referencji jest większe. Są wprawdzie zawody, gdzie opinie innych o jakości naszej pracy nie są wymagane (np. z branży artystycznej gdzie wiele o doświadczeniu i kompetencjach może powiedzieć port folio), jednakże profesje te stanowią mniejszość.

W przypadku większości kandydatów, szczególnie nieznanych wcześniej pracodawcy, uzyskanie (zwłaszcza ustnych) referencji  bardzo uwiarygodnia potencjał  kandydata. Decyzja o zatrudnieniu kogoś jest w jakimś stopniu ryzykiem dla pracodawcy. Możliwość uzyskania świadectwa, opinii o kandydacie sprawiają, że  ryzyko przyjęcia do firmy nowego pracownika jest zmniejszone.

Osoby chcące uzyskać referencje od swych byłych pracodawców często mają wątpliwości, czy pracodawca ma obowiązek wystawienia/udzielenia referencji. Otóż - pracodawca nie ma takiego obowiązku. Tym, do czego pracodawca zobligowany jest prawnie, jest wystawienie świadectwa pracy. Stwierdza ono jedynie fakt zatrudnienia u danego pracodawcy, na danym stanowisku, w danym okresie. Dodatkowo, informuje o formalnym (np. w wyniku porozumienia stron) powodzie ustania stosunku pracy, bez wnikania w rzeczywisty powód, np. przejście do innego pracodawcy. Dlatego  w przypadku gdy przełożony - z jakichkolwiek powodów - odmawia  wystawienia (lub udzielenia) referencji, nie należy zabiegać o nie za wszelką cenę. Namowy, perswazje i  usilne przekonywanie nie ma większego sensu. Referencje są zawsze grzecznościowe i wynikają z "dobrej woli" pracodawcy.

Jeśli nasz przyszły potencjalny pracodawca wymaga opinii o nas jako pracownikach i jakości naszej pracy możemy postarać się o udzielenia referencji przez inne osoby z zakładu pracy: współpracowników, innych przełożonych lub partnerów biznesowych spoza firmy. Ważne jest to, by osoba, która będzie udzielała informacji, rzeczywiście znała nas od strony zawodowej, a więc potrafiła rzeczowo wypowiedzieć się na nasz temat od strony merytorycznej. Wskazane jest też, by była to osoba, z którą  współpracowaliśmy względnie niedawno, gdyż  referencje udzielone przez kogoś, kto nas ledwie pamięta - nawet pomimo jego szczerych chęci przedstawienia nas w jak najlepszym świetle - mogą odnieść skutek odwrotny do zamierzonego.

Poszukujący pracy zastanawiają się często jaką formę powinny mieć wystawione referencje. Dużego wyboru nie ma: referencje mogą być albo pisemne albo ustne.

Referencje pisemne mają formę otwartą lub zamkniętą. Pierwsza składa się z luźnych opinii, zawierających fakty z życia zawodowego kandydata oraz subiektywną lecz rzeczową ocenę jego umiejętności i cech osobowych. Druga to standardowy formularz, w którym w uporządkowany sposób zostaną zaznaczone informacje o pracowniku.

Najczęstszym jednak i uważanym za najlepszy i najszybszy  sposób na uzyskanie wybranych informacji o kandydacie jest bezpośrednia rozmowa czyli referencje udzielone ustnie. Dla pracodawców i rekruterów mają one zdecydowanie większą wartość z następujących powodów:

• po pierwsze, rozmowa np. z byłym przełożonym kandydata pozwala na szybkie uzyskanie informacji najbardziej interesujących z punktu widzenia jej przydatności na danym stanowisku. To potencjalny pracodawca wie najlepiej, jakie zadania będą stały przed potencjalnym pracownikiem, jakich kompetencji będą wymagały, a co za tym idzie, najlepiej wie, jakie informacje z poprzednich miejsc pracy będą dla niego najbardziej przydatne;
• po drugie, referencje ustne są bardziej wiarygodnym sposobem dowiedzenia się o historii zawodowej potencjalnego pracownika. Nie tylko bowiem treść liczy się w referencjach, ważna jest także forma. Niekiedy sposób, w jaki były przełożony mówi o kandydacie, komunikuje więcej niż to, co mówi. Momenty zawahania, niepewność, ton głosu mogą sygnalizować istotne rzeczy dotyczące osoby kandydata. Pisemne referencje to jedynie treść zawarta w słowach. Ponadto  ostatnio można zauważyć odejście od pisania obszernych, szczegółowych opinii i przytaczania  konkretnych sytuacji i zachowań pracownika a referencje zaczęły przypominać hasłowe plakaty. Są zwięzłe, zawierają tylko łatwe do sprawdzenia dane z życia zawodowego kandydata i kilka obiektywnych informacji. W praktyce, podczas selekcji kandydatów na dane stanowisko, taki sposób komentowania potencjału zawodowego pracownika jest mało przydatny;
• po trzecie wreszcie w praktyce udzielający referencji rzadko kiedy mają czas, by rzetelnie i z namysłem napisać o swoich odchodzących podwładnych. Często to sami pracownicy piszą sobie referencje, które potem tylko podpisywane są przez przełożonych, albo przełożony wykorzystuje wcześniejsze referencje jako "gotowce". Wartość takich referencji - dla potencjalnego kolejnego pracodawcy - jest niewielka.

Posiadając już referencje często zastanawiamy się w jaki sposób  powinniśmy je przedstawiać czy też jak wskazywać na kontakty referencyjne. Często zastanawiamy się, czy kontakty do osób, które będą mogły udzielić referencji podawać w CV. Poszukujący pracy wysyłając wiele aplikacji ma niewielką kontrolę nad tym, komu udostępnia dane kontaktowe osób gotowych udzielić mu referencji. Zatem jeśli chcemy przekazać pracodawcy czy osobom rekrutującym informacje o osobach, które mogą przedstawić opinię na nasz temat należy wskazać w CV, że referencje są możliwe do uzyskania na życzenie, podając jedynie imiona i nazwiska  osób, które wystawią nam referencje, ich stanowiska pracy, natomiast dane kontaktowe udostępnić tylko pracodawcom faktycznie zainteresowanym referencjami.

Należy pamiętać o tym, by wybrane przez nas osoby spytać o gotowość do wystawienia takiej opinii oraz o zgodę na podanie ich danych kontaktowych osobom trzecim. Ludzie nie lubią być zaskakiwani telefonami od nieznajomych zwłaszcza w kwestii wystawienia opinii. Nie będąc przygotowanym na taką sytuację mogą odmówić udzielenia jakichkolwiek informacji.

Na koniec warto skorzystać z rady osób zajmujących się rekrutacją i nie przekazywać referencji w postaci "przesłodzonych laurek" - nie będą one uznane za wiarygodne oraz nigdy nie podawać w referencjach nieprawdziwych informacji - ich zweryfikowanie dyskredytuje  kandydata.

Opracowanie:

Magdalena Supernat -doradca zawodowy I stopnia, Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej.