Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach

 „Czas jest jak wiatr: dobrze wykorzystany doprowadzi nas do każdego celu”

(Lothar J. Seiwert)

Poszukiwanie zatrudnienia, to ciężka można by powiedzieć pełnoetatowa praca, dlatego warto do tego zajęcia poszukać sojuszników czyli m.in. poznać sprawdzone zasady i techniki w kierowaniu samym sobą i swoim otoczeniem, aby odbywało się to bez zbędnego trudu – a otrzymany do dyspozycji czas był przez nas wykorzystywany sensownie
i optymalnie. Warto też uświadomić sobie, że dla każdego z nas doba ma 24 godziny, a czas jest zasobem którego nie da się ani zaoszczędzić, ani zmagazynować, ani kupić, ani rozmnożyć. Ponadto czas ucieka stale i nieodwołalnie i jedyne co możemy zrobić to nauczyć się gospodarowania tym nieodnawialnym zasobem.

Co zyskamy skutecznie gospodarując czasem ? Zdobędziemy lepsze rozeznanie w tym co jest i co powinno być w przyszłości dla nas ważne. Nauczymy się świadomie radzić sobie ze stresem, nauczymy się go zmniejszać lub unikać. Konsekwentnie dochodzić do celu nadając naszemu życiu sens i kierunek. Zyskamy większa ilość wolnego czasu tj. czasu dla rodziny, przyjaciół, dla siebie.

W opracowaniach traktujących temat zarządzania czasem lub zarządzania sobą w czasie kluczowym pojęciem jest alokacja czasu.  Jest to inaczej planowanie zagospodarowania zasobów w bliskiej przyszłości w taki sposób, aby dało to efekty w dalekiej przyszłości. Termin ten dotyczy dysponowania zasobami które są ograniczone. Obszarami w których możemy alokować czas są:

—        Zadania

W tym obszarze mieszczą sie wszystkie czynności, które traktujemy zadaniowo, czyli obowiązki w domu i w pracy oraz aktywności, których podjęliśmy sie w celu rozwoju osobistego, lecz traktujemy je jako obowiązek, a nie przyjemność. Działania z tej kategorii charakteryzują sie ogólnie tym, że maja one cel, termin wykonania, a gdy je podejmujemy, mamy poczucie konieczności ich wykonania.

—        Więzi z innymi

Tu znajdują sie spotkania z przyjaciółmi, znajomymi, rodziną i innymi ludźmi. Aby spędzenie czasu z innymi mogło zakwalifikować sie do tej kategorii, musza to być spotkania pozornie „bezcelowe”, dla przyjemności. Spotkania z innymi maja być relacyjne, a nie biznesowe. Przykładowo, jeśli spotykasz sie z przyjaciółka na kawę po to, aby z nią porozmawiać i poplotkować, to jest to spotkanie podtrzymujące z nią więź. Jeśli zaś spotykasz sie z nią, aby załatwić jakąś sprawę i ewentualnie przy tej okazji porozmawiać, to jest to spotkanie biznesowe i jako takie nie spełnia definicji tej kategorii.

—         „Ja”

W tym obszarze mieszczą sie wszystkie działania, które podejmujemy na rzecz własnej osoby, sprawiające nam przyjemność. Może to być czas przeznaczony na nasze hobby czy pasje albo na rozwój duchowy, fizyczny, intelektualny lub psychiczny. Zaliczamy tu także szeroko rozumiane obcowanie z natura, np. spacer w lesie, ćwiczenia fizyczne, głębokie oddychanie itp. Jeśli jednak potraktujemy czynności z tej kategorii w sposób zadaniowy, będą one spełniać definicje kategorii „Zadania”, np. jeśli ćwiczymy fizyczne, aby schudnąć, a nie po to, aby lepiej sie czuć, to będzie to czas spędzony na kolejnym zadaniu, a nie na aktywności poświeconej sobie.

 —        Bezkierunkowa alokacja

Tu znajdują sie wszelkie aktywności, które pozornie pozwalają odreagować codzienny stres. Są to czynności dające nam poczucie, że wykonujemy je dla własnego relaksu, np. nałogowe oglądanie telewizji, surfowanie po Internecie nie w poszukiwaniu informacji, a jedynie po to, aby zobaczyć co jest na kolejnej stronie, robienie zakupów w galeriach handlowych lub supermarketach, niemające na celu nabycia niezbędnych produktów, gra w gry komputerowe itp. Te aktywności dają jedynie wrażenie relaksu, ale w rzeczywistości nim nie są, gdyż wykonując je, nie jesteśmy w stanie skupić sie na bieżącej chwili, tylko wciąż myślimy o tym, co będzie za moment. Powoduje to poczucie szybko upływającego czasu połączone z wrażeniem niewłaściwego jego wykorzystania.

Dlatego mówimy o takich czynnościach „pożeracze czasu”. Prawdziwy relaks znajduje sie w czynnościach przyporządkowanych własnemu „ja”.

Przykładowe „pożeracze czasu”

• w komunikacji z innymi (zbyt późne przekazywanie informacji,  nieprawidłowe jej przekazywanie, wzajemne niezrozumienia),
• nieuporządkowane dokumenty,
• zbyt częste i zbyt długie rozmowy telefoniczne,
• przedłużające sie przerwy na relaks w postaci czytania gazety, czy przerwy na kawę,
• niezaplanowane wizyty gości,
• surfowanie po Internecie bez określonego celu,
• wykonywanie czynności, które możemy przekazać komuś innemu,
• wykonywanie czynności, które nie należą do naszych obowiązków i wykonania których powinniśmy odmówić, ale nie potrafiliśmy.

Zwalniacze czasu, oszczędzanie czasu

Gdy mamy wiele pracy i zadań do wykonania, powinniśmy ten czas, który mamy wolny poświęcić na pielęgnowanie więzi z innymi i na własne „ja”. Dzięki temu zrelaksujemy sie i czas będzie nam subiektywnie wolniej płynął. Relacyjne spotkania z innymi
i poświęcanie sobie czasu to „zwalniacze czasu”.

Należy jednak uważać na pokusę „oszczędzania czasu”. Ludzie maja tendencje do spędzania na zadaniach czasu „zaoszczędzonego” wcześniej dzięki ograniczeniu alokacji bezkierunkowej, np. przerywają surfowanie po Internecie w domu, aby wrócić do zadań związanych z praca. Idea jest taka, aby postarać sie wyeliminować działania z kategorii „pożeraczy czasu” i zdobyć w ten sposób czas na pielęgnację więzi z innymi i na własne „ja”.

GENERACJE ZARZĄDZANIA CZASEM

Zarządzanie sobą w czasie należy do czwartej generacji zarządzania czasem.

—        Pierwsza generacja

            Charakterystycznym atrybutem tej generacji są listy spraw do załatwienia, tzw. „to do list”. Wypisujemy, co musimy zrobić, a następnie wykreślamy wykonane zadania. Skutkiem takiego zarządzania czasem jest to, że pod koniec dnia masz wykonane cześć spraw, a pozostałe przenosisz  na kolejny dzień.

—        Druga generacja

            Jej atrybutem jest kalendarz. Tutaj ludzie zaczęli, oprócz wypisywania rzeczy do zrobienia, szacować czas ich trwania. Tu też pojawiły sie różnego rodzaju kalendarze, również te elektroniczne.

—        Trzecia generacja

            Oprócz poprzednich czynności pojawiają sie tu jeszcze: wyznaczanie priorytetów
i kontrolowanie realizacji poszczególnych czynności. Tu pojawiła sie matryca Eisenhowera, czyli użyteczne i bardzo popularne narzędzie wyłaniania priorytetów. Usprawnia ona selekcje i racjonalne planowanie codziennych zadań. Dzieli zadania w oparciu o wymiar ważności i pilności i na tej podstawie zaleca umieszczać je w jednej z czterech ćwiartek pozwalających na uporządkowanie spraw ze względu na ich priorytetowość.

—        Czwarta generacja

            To właśnie zarządzanie sobą w czasie, polegające na przewodzeniu samemu sobie, a nie na zarządzaniu czasem. Idee czwartej generacji zarządzania czasem odzwierciedlają wszystkie zalety poprzednich generacji przy jednoczesnej eliminacji ich wad. I to tak naprawdę cała filozofia. Stephen R. Covey, specjalista od zarządzania sobą w czasie, opiera ja na II ćwiartce matrycy Eisenhowera, zaś Anthony Robbins, specjalista
w dziedzinie psychologii motywacji, nazywa ja The Zone.

 WYZNACZANIE CELÓW

—               Cele są miernikiem wszystkich działań

—               Gdy nie ma celów nie pomoże najlepsze planowanie czasu

—               Tylko osoby które zdefiniowały swoje cele, zachowają w gąszczu codziennych czynności rozeznanie, ustalą właściwe priorytety, by szybko dojść do tego , do czego dążą.

—               Tylko Ci, którzy świadomie wyznaczają sobie cele i dążą do nich – również nieświadomie skupiają się na tym co robią (samomotywacja i samodyscyplina)

Rodzaje celów:

Bieżące – ich realizacja zajmie od tygodnia do 3 miesięcy

Krótkoterminowe – ich realizacja zajmie od 3 miesięcy do roku

Średnioterminowe- ich realizacja zajmie od roku do 3 lat

Długoterminowe – ich realizacja zajmie od 3 do 5 lat.

Cztery kroki wytyczania celów:

1.                 Definiowanie celów

2.                 Planowanie środków

3.                 Realizacja działań

4. Kontrola osiągniętego sukcesu

WYZNACZANIE PRIORYTETÓW

W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla celów kluczowych. Abyśmy mogli być skuteczni i efektywny, powinniśmy planować czas i działania, podporządkowując je priorytetom i postępować konsekwentnie z planem.

„To, co najważniejsze, nie może być na łasce tego, co mniej ważne”.

J. W. Goethe

            ZASADA PARETO

Vilfredo Federigo Damasio Pareto (1848–1923) był włoskim ekonomista i socjologiem. Zajmował się wykorzystaniem reguł matematycznych w ekonomii i rozwinął pojecie równowagi ekonomicznej. Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Większość ludzi jest przekonana, że wszystkie ich działania zmierzające do realizacji celów są tak samo istotne. Tak jednak nie jest. Nie wszyscy klienci są tak samo ważni dla firmy, nie wszystkie telefony do nich maja te sama wagę, a różni pracownicy są wydajni w rozmaitym stopniu. Powinniśmy zatem dobrze zastanowić się przy wyborze działań, na które chcemy poświęcić więcej czasu niż na inne. Powinny to być właśnie te najważniejsze działania, które przyniosą nam więcej spodziewanych rezultatów niż inne czynności.

Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Idea jest taka, jak w regule 80:20, czyli zakłada sie, że udział zadań ważnych i mniej ważnych w ogólnym rozrachunku jest zawsze taki sam. Litera A oznacza zadania najważniejsze. Twierdzi sie, że stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Niemniej jednak, kiedy wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości efektów. Analiza ABC jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. Dzięki temu najmniejszym nakładem czasu wykonamy najistotniejsze zadania o dużej wartości dla realizacji celów. To zadania typu A. Nie mogą one być delegowane. Następne w hierarchii ważności są zadania typu B. Ich wykonanie również przyniesie nam duży przyrost rezultatów – są znaczące, ale mogą być czasem delegowane. Na końcu powinniśmy wykonać zadania typu C, które przyniosą nam stosunkowo najmniejszy przyrost rezultatów w końcowym rozrachunku. Również te zadania można delegować.

REGUŁA 60 :40

Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia ( pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego , wolnego czasu.

            Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków:

—        ok. 60% czynności zaplanowane

—        ok. 20% czynności nieoczekiwane ( rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować)

—        ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej)

Krzywa REFA

Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej Refa

1- szczyt około południa : najlepszy czas na realizację zadań typu A

2- spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu C

3- szczyt późnym popołudniem: czas na zadania typu B

Metoda ALPEN

Bardzo praktyczna metoda planowania krótszych odcinków czasu jest metoda ALPEN. Metoda ta składa sie z pięciu etapów. Początkowe litery tych etapów w języku niemieckim dają właśnie nazwę ALPEN.

1.  Zrób listę zadań – Na liście powinny sie znaleźć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności, które doszły dziś i są do załatwienia jutro, zadania, które maja deadline jutro oraz zadania rutynowe.
2. Oszacuj czas trwania czynności – Zapisz szacunkowy czas trwania każdej czynności i zsumuj czas wszystkich czynności. Przy określaniu czasu działań pamiętaj o regule Parkinsona, która mówi, że będziemy realizować daną czynność tyle czasu, ile zaplanowaliśmy na jej wykonanie.

3. Pamiętaj o regule 60:40 i zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane – Zaplanuj tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie, potrzebujesz zaplanować 5 godzin, aby plan był realny do spełnienia.

4. Wyznacz priorytety i deleguj zadania – Aby wyznaczyć priorytety, możesz zastosować matryce Eisenhowera lub analizę ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.
5. Kontroluj realizacje działań. Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu, przenieś zadanie na kolejny dzien. – Jak wynika z doświadczenia, bardzo często nie udaje sie załatwić wszystkich spraw, które zaplanowaliśmy na dany dzień. To naturalne i zdarza sie nawet najlepszym, wiec zniechęcaj sie i nie wpędzaj sie w poczucie winy.

Metoda TRZOS

Alternatywnym sposobem planowania dnia lub tygodnia jest metoda TRZOS.

                        T – Terminy zadań spisać

                        R – Ramy czasowe określić wg reguły 60:40

                        Z – Zaplanować rezerwy czasu

                        O – Ograniczyć działania do priorytetowych

                        S – Skontrolować rezultaty

Zalety metod ALPEN i TRZOS:

 —        pomagają uporządkować następny dzień,

—        nadaje jasną strukturę kolejnemu dniu,

—        pozwala zorientować sie we wszystkich zadaniach danego dnia,

—        pomaga w osiąganiu celów zaplanowanych na każdy dzień,

—        umożliwia dobre rozróżnienie zadań ważnych od nieważnych,

—        pozwala zorientować sie, co można delegować w danym dniu,

—        pomaga w profilaktyce stresu,

—        pomaga eliminować zakłócenia w pracy,

—        pomaga pracować nad samokontrola,

—        pozwala oszczędzać czas.

10 reguł zdobywania czasu – gwarancja Twojego sukcesu

1. Celowość – traktuj swój czas jak łuk i strzałę: najpierw złóż się do strzału! Codzienne działania dostosuj do namierzonych celów!
2. Przygotować – wieczorem zaplanuj  nowy dzień – na piśmie!. Zaplanuj swój czas na sprawy nieprzewidziane i rutynowe.
3. Ustalać priorytety – najpierw załatwiaj sprawy ważne – nie bierz się za nieważne! Nie daj się tyranizować pilnym sprawom!
4. Zestawiać – podobne zadania zestaw w jednym bloku: telefony, dyktowanie, pocztę, krótkie narady.
5. Upraszczać – trudne zadania podziel na małe kroki! Ustal kolejności terminy załatwienia.
6. Zlec innym – zlecaj innym : Co? Jak? Do kiedy? Mów „nie”: uprzejmie broń się przed złodziejami czasu.
7. Stosować parasol ochronny – nie bądź zawsze osiągalny dla wszystkich! Ustal czas tylko dla siebie i korzystaj z niego!
8. Uwzględniać innych – nie przekładaj, nie spóźniaj się, nie przeciągaj! Zawsze najpierw ustal cele i limit czasu!
9. Telefonować – zamiast przeszkadzać ustal odpowiedni czas. Uzgadniaj czas zna rozmowy telefoniczne i oddzwaniaj!
10. Cieszyć się z sukcesów – sprawy załatwione traktuj jako sukces! Nagradzaj siebie i innych!

Opracowanie: Iwona Szostakowska

Centrum Metodyczne Poradnictwa Zawodowego

Artykuł powstał w oparciu o analizę:

·        B. Tracy, Zarządzanie czasem, Warszawa 2007;

·        L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Warszawa 2005;

·        J. Adair, Anatomia biznesu – zarządzanie czasem. Jak oszczędzać czas i mądrze nim gospodarować. Warszawa 2000;

·        L. J. Seiwert, Jak organizować czas. Warszawa 1998;

·        S. Corvey, 7 nawyków skutecznego działania, Warszawa 1996, s. 155-160;

·        S. Corvey, Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie zarządzać czasem, Poznań 2005;

·        Zarządzanie sobą w czasie  czyli jak znaleźć czas na to co najważniejsze, Gazeta Prawna,  Warszawa 2007;

·        R. Koch, Zasada 20/80. Lepsze efekty mniejszym nakładem sił i środków, Warszawa 1998;